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PARÁMETROS

Una vez que hemos hecho la relación entre documentos vamos a indicar los parámetros para que cada uno de los datos se añadan automáticamente en la plantilla.

Para ello, hacemos click con el cursor en el lugar de la plantilla donde queremos insertar el primer dato y hacemos click en la opción del menú anterior "Insertar campo de combinación" y pulsamos CLIENTES, veremos que en la plantilla nos aparece la variable <<CLIENTES>>..

Quedándonos la plantilla como señalamos seguidamente:

Si quisiéramos visualizar cómo se nos insertan los datos podemos pulsar el botón abc . Pulsando las flechar, iremos pasando por cada una de las cartas con los datos de los distintos clientes. Una vez hecha la comprobación desmarcamos abc.

Si nos fijamos en el menú de la cabecera, veremos que tenemos una opción que pone INSERTAR CAMPO DE WORD. Esta opción es muy interesante porque nos permitirá escribir un texto añadido que sólo aparecerá en aquellas cartas que indiquemos. Por ejemplo:

Situamos el cursor donde queramos insertar el texto añadido. Nosotros lo vamos a situar debajo del texto en un apartado que hemos titulado nota. Pulsamos "Insertar campo de Word" y Si..Entonces...Sino....

Lo que vamos a configurar con esta opción es que si el cliente supera los 4000 euros se inserte en la carta un texto y si no, se inserte el segundo.

Para comprobarlo podemos utilizar de nuevo los siguientes iconos: .

IMPRESIÓN DE LAS CARTAS

A partir de estos iconos podremos acceder a las siguientes funcionalidades:

• El primer botón se corresponde a la ventana "combinar correspondencia" en la que relacionábamos la plantilla con los datos.
• El segundo icono "Revisar errores" nos permite realizar comprobaciones para detectar errores en la vinculación de los documentos.
• Si pulsamos el tercer icono "combinar en un nuevo documento" se nos abrirá un nuevo documento de Word con las cartas integradas por sus datos, preparada para guardar o imprimir si se quiere.
• Pulsando el quinto icono "combinar para imprimir" nos permitirá imprimir las cartas directamente.

También tenemos este icono que pulsándolo nos llevará directamente a la base de datos para  realizar las modificaciones que consideremos directamente.

APLICACIONES

Como vemos esta opción que nos ofrece Word es una herramienta útil para cuando queremos enviar un mismo documento a muchas personas. Aunque ya hemos comentado que esta herramienta se puede utilizar para cartas, informes, presupuestos, etc. Ponemos otro ejemplo: esta herramienta podría ser útil para un pequeño empresario que registra en Excel las facturas que emite a sus clientes. Si tuviese a final de mes que remitir las facturas a todos sus clientes tan sólo tendría que crear una plantilla de factura y vincularla con su base de datos.

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© MundoPC.NET 11/03/2007